Organiser une soirée des vœux, c’est l’occasion idéale de revenir sur l’année écoulée et de célébrer les réussites de l’entreprise à travers les succès de tous les collaborateurs.
Une soirée des vœux mettra en lumière vos objectifs pour l’année à venir et permettra de souhaiter à chacun le meilleur pour cette nouvelle période.
Voici nos conseils :
Une fois que vous avez déterminé les objectifs de votre événement, déterminé votre public, défini votre budget et sélectionné la date et le lieu de votre événement, il est temps d’entrer dans le vif du sujet.
Suivez ces étapes pour une meilleure organisation de votre soirée des vœux !
Définissez le format de votre événement
Vous souhaitez organiser votre événement en personne, virtuellement ou de manière hybride ? Pensez à la captation vidéo ! Elle vous permettra de réunir l’ensemble de vos collaborateurs et de réutiliser le contenu pour vos médias sociaux.
Faites le repérage technique de votre lieu de réception
Le repérage technique vous permet d’établir la liste de vos besoins matériels et techniques pour le bon déroulement de votre soirée des vœux. Il est important que le lieu de réception et le format de votre événement soient à votre image et modulables selon vos attentes.
Choisissez le matériel adapté
Pour le bon déroulement de votre événement, misez sur du matériel audiovisuel de qualité : sonorisation, mise en lumière, vidéo.
- Sonorisation : la qualité sonore est le premier élément à prendre en compte, c’est la clé d’un discours réussi ! Que ce soit au niveau de la location du micro ou de la location des enceintes, optez pour le meilleur matériel !
- Mise en lumière : sublimez votre lieu de réception et créez l’ambiance que vous souhaitez grâce à la scénographie lumière !
- Vidéo : Ne négligez pas l’aide visuelle ou sonore. Les prompteurs et les oreillettes rassureront vos interlocuteurs pendant leur discours. Pensez également à placer des écrans et enceintes dans différents endroits stratégiques pour retranscrire en direct le discours à votre auditoire.
Pensez également à la captation vidéo pour une diffusion en ligne ou sur vos réseaux sociaux !
Optez pour du mobilier et des décorations de qualité
Un discours réussi doit être accompagné de mobiliers événementiels, spécial discours ! La location de scène ou podium et la mise en place d’un pupitre seront vos alliés ! Ils permettent de prendre et de garder l’attention du public plus facilement et surtout, ils mettent en avant votre événement !
Animez votre événement
Programmer des activités vous permettra de garantir l’ambiance de votre soirée des vœux. Choisissez des animations en rapport avec le thème et l’enjeu de votre événement. On vous donne quelques idées : borne photo mobile, animation selfie 360°, digital graffiti, réalité virtuelle, filmbook, digital mirror, vogue booth, sans oublier un bon DJ pour la soirée dansante !
Pour la restauration, choisissez un service adapté et de qualité au format de votre événement : plutôt cocktail ? Dîner de gala ? Animations culinaires ? Repas à thème ? Faites votre choix !
Garantissez la sécurité de votre événement
Si vous décidez d’organiser un événement hybride ou en personne, la sécurité de votre événement est un élément à ne pas négliger lorsque vous planifiez un événement comme celui-ci, qui rassemble un nombre important de convives.
Vous devez alors penser à sécuriser votre lieu avant les préparatifs de l’événement (hygiène, technique, accès…) puis pendant votre événement par le biais d’agents de sécurité et d’hôtes/hôtesses.
Prévoyez un plan B
Qu’il s’agisse d’une soirée d’entreprise, d’un séminaire, d’une convention ou d’une soirée des vœux, votre Plan B sera indispensable si jamais l’actualité vous y oblige, ce qui arrive !
Pour éviter d’être overbooké, ou, pire, annuler votre événement, décidez en amont du format de secours à mettre en place en informant votre prestataire. Deux choix s’offrent à vous : le format virtuel ou hybride par le biais de la captation vidéo streaming !
Vous souhaitez organiser une soirée des vœux ?
On s’occupe de tout !
Nous sommes à votre disposition pour concevoir la scénographie événementielle et audiovisuelle de vos voeux : prestations techniques et audiovisuelles, animations, restauration, sécurité, en assurant le repérage technique pour la faisabilité de vos besoins.
Nous intervenons en région Normandie et en Île-de-France pour toutes prestations événementielles et audiovisuelles :
- 09.70.24.84.85
- event@denispower.com
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